Werken met overzichten
Werken met overzichten
Inleiding
Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het opvragen van overzichten.
Procedure
In Exact Sales C/S zijn de volgende overzichten beschikbaar:
Telefoonselectie
Via telefoonselectie kunt u heel snel alle gegevens van uw procesgegevens, de historie van uw procesgegevens en uw stamgegevens opvragen. U kunt eenvoudig doorklikken naar de details en de regels. Alle gegevens worden in overzichtelijke tabellen weergegeven.
Procesgegevens
Voor bestellingen, ontvangsten, inkoopfacturen, verkooporders, verkoopfacturen en de historie van bestellingen, ontvangsten, inkoopfacturen en verkoopfacturen werkt de telefoonselectie vrijwel hetzelfde. Daarom wordt hieronder alleen de telefoonselectie van bestellingen beschreven. De eerste drie procesgegevens zijn voor Exact Purchase C/S en de laatste twee voor Exact Sales C/S.
Stamgegevens
Werken met verkooporder overzichten
In [Overzichten, Verkooporders] kunt u een overzicht opvragen van alle verkooporders waarvan de definitieve pakbon nog niet is afgedrukt. Alle orders die woeden ingevoerd in Exact Sales C/S worden opgeslagen in de verkooporder historie nadat de definitieve pakbon is afgedrukt. Een overzicht van de verkooporder historie is beschikbaar in [Overzichten, Historie, Verkooporderhistorie].
Ordernummer
Dit overzicht bevat alle verkooporders die zijn ingevoerd in Exact Sales C/S. Het toont u de bedragen, de kortingen en de bedragen van de orders. Er zijn verschillende manieren om de gegevens in het overzicht te sorteren. U kunt een 'Verkort' overzicht opvragen, dat slechts een deel van de gegevens bevat zoals, debiteur en afleverdatum. Als u kiest voor een 'Uitgebreid' overzicht, dan zult u meer gedetailleerde informatie te zien krijgen, zoals order- en vrachtkosten, het aantal verkooporder regels en het totale bedrag van de order.
Werken met overzichten van verkoopfacturen
In [Overzichten, Verkoopfacturen] kunt alle beschikbare informatie opvragen aangaande de ingevoerde facturen. U kunt zelf kiezen hoe u de data wilt sorteren.
Werken met omzetstatistieken
Omzetstatistieken geven een helder overzicht van uw omzet en de mogelijke trends in de omzet. Als u de voorspelde omzet wilt vergelijken met de gerealiseerde omzet, kunt u budgetten gebruiken. De uit deze analyse verkregen informatie kan worden gebruikt om een verkoopstrategie te bepalen. De omzetstatistieken, vanuit verschillende perspectieven opgevraagd, kunnen worden gebruikt om een complete situatieanalyse te maken. Het is nuttig om overzichten per artikel, debiteur, artikelgroep of vertegenwoordiger te raadplegen. Dit toont u hoe uw omzet verdeeld is en stelt u in staat om de volgende informatie af te leiden:
- Goed- of slecht lopende artikelen
- Prestaties van vertegenwoordigers
- Belangrijke klanten
- Winstmarge per debiteur/vertegenwoordiger
Deze informatie ondersteunt uw beoordeling van uw productassortiment, vertegenwoordigers en klanten met accurate cijfers, zodat u uw verkoopbeleid waar nodig kunt aanpassen. De verkregen resultaten kunnen ook gebruikt worden om de huidige budgetten te corrigeren of om budgetten te creëren voor het volgende jaar.
- Artikelgroep niveau
Het is essentieel om te zien of een bepaald artikel of een bepaalde artikelgroep beter dan andere aan de behoeftes van de markt tegemoet komt. Het is tevens van belang om de grootte van de omzet en de winstmarge te bepalen die door elke artikelgroep wordt gegenereerd.
- Artikelniveau
Uw omzetcijfers geven u een duidelijk beeld of een artikel bijvoorbeeld goed genoeg loopt om in uw productassortiment te blijven en of nieuwe artikelen naar verwachting verkopen. U kunt de winstmarges van elk artikel in uw productassortiment bepalen.
- Debiteur niveau
Elk bedrijf moet constant zijn sterke punten en plaats in de markt bepalen. Als u eenmaal uw markt hebt bepaald, kunt u zich richten op de klanten die het meest en/of het vaakst kopen. U kunt grote en kleine klanten onderscheiden en daarna beslissen om u op een groep te concentreren op basis van de behaalde verkopen. Voor veel bedrijven zijn kleine klanten wiens totale aankopen aanzienlijke omzet en winstmarge genereren belangrijker dan één grote klant. Andere bedrijven vinden kleine klanten misschien niet de moeite waard. Omzetinformatie kan een belangrijke bijdrage aan account management zijn. Account management omVAT het analyseren van uw zakelijke relatie met klanten. Deze relaties worden vervolgens geoptimaliseerd door doelen voor winstmarges en omzet vast te stellen en door een geschikte verkoopbeleid te ontwikkelen om de gestelde doelen te bereiken.
- Vertegenwoordigers niveau
Het is tevens belangrijk om te zien of uw vertegenwoordigers aan uw verwachtingen voldoen. De overzichtscijfers kunnen u helpen om de antwoorden op de volgende vragen te krijgen:
- Welke vertegenwoordiger bereikt de hoogste/laagste winstmarge/omzet?
- Welke vertegenwoordiger of regio behaalt de meeste verkopen?
- Heb ik meer vertegenwoordigers nodig? En zo ja, waar?
Analyse van de omzet en winstmarges per regio en per vertegenwoordiger kunnen de behoefte aan een extra vertegenwoordiger aantonen.
Kortom, omzetstatistieken kunnen u helpen om de sterkten en zwakten van uw bedrijf te analyseren. Niet alleen met betrekking tot de producten en vertegenwoordigers, maar ook met betrekking tot klanten. Accurate cijfers vergemakkelijken de ontwikkeling van verkoopstrategieën om de omzet te optimaliseren.
- U kunt alleen omzetstatistieken gebruiken als u ook gebruik maakt van verkooporder bevestiging. Als u verkooporder bevestiging wilt gebruiken, kunt u dat aangeven in [Bestand, Administratie instellingen, Algemene verkoop instellingen] op het tabblad 'Order'.
Werken met omzetstatistieken
Exact Sales C/S biedt uitgebreide mogelijkheden om te historische omzet te bekijken. Als u statistische informatie opvraagt en analyseert, dient u het volgende te onthouden:
- Statistische gegevens worden alleen bijgewerkt voor de artikelen waarvoor u het aankruisvak 'Omzetstatistiek' hebt gemarkeerd in [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] op het tabblad 'Verkoop'.
De getoonde winstmarge in sommige van de omzetstatistieken is het verschil tussen de kostprijs exclusief BTW en verkoopwaarde exclusief BTW. Het winstmarge percentage is altijd berekend op basis van de netto verkoopwaarde.
Winstmarge (bedrag) = verkoopwaarde exclusief BTW - kostprijs exclusief BTW
Winstmarge percentage = (winstmarge / verkoopwaarde exclusief BTW) * 100%
Groeipercentage winstmarge = (winstmarge - winstmarge vorig jaar) / winstmarge * 100%
Voorbeeld
Netto verkoopwaarde: EUR 2.000
VVP: EUR 1.750
Winstmarge: EUR 2.000 - EUR 1.750 = EUR 250
Winstmarge percentage: (EUR 250 / EUR 2.000) * 100% = 12,5%
Gebruik de volgende paden om omzetstatistieken op te vragen:
[ Overzichten, Omzet, Omzet ]
Om vanuit verschillende invalshoeken omzetstatistieken op te vragen. U kunt per artikelgroep, per artikel, per debiteur of per vertegenwoordiger omzetgegevens opvragen.
[Overzichten, Omzet, Omzet]
Afhankelijk van de sortering dient u bepaalde velden in te vullen. U zult altijd een traject van periodes en een boekjaar in moeten vullen.
- Hieronder worden de velden beschreven die verschijnen als u de optie 'Artikelgroep' selecteert.
Artikelgroep
Geef trajecten van artikelgroepen op.
Boekjaar
Kies het boekjaar waarvoor u omzetstatistieken wilt opvragen.
Periode
Geef trajecten van perioden op.
Voorkeuren
Hier kunt u aangeven of u de perioden verdicht wilt zien. Verdicht zien houdt in dat alle bedragen bij elkaar worden opgeteld, zodat u ze niet per periode te zien krijgt.
Sorteren
Markeer hier de optie voor de sortering die u wilt gebruiken. U kunt kiezen uit Artikelgroep, Artikel, Debiteur of Vertegenwoordiger.
Voorbeeld
Markeer de optie 'Artikelgroep' als u omzetstatistieken op artikelgroep wilt opvragen.
Uitvoer
Geef hier aan welke uitvoer u wilt gebruiken: 'Scherm', 'Printer' of 'Export'. Als u voor de uitvoer 'Scherm' kiest, kunt u later alsnog printen of exporteren.
Meest gestelde vragen
- Sommige artikelen zijn niet in de omzetstatistieken opgenomen.
U hebt voor deze artikelen het aankruisvak 'Omzetstatistiek' in [Stamgegevens, Onderhoud, Artikelen, Artikelen] leeg gelaten.
Backorderoverzichten
In Exact Sales C/S zijn twee overzichten beschikbaar van bestelde hoeveelheden en hoeveelheden in backorder. Deze overzichten kunt u gebruiken als u moet beslissen over de inkoop van artikelen. Ze kunnen u ook helpen als u moet beslissen welke backorders eerst worden afgerond na de ontvangst van artikelen.
Verkoophistorie overzichten
De meeste bedrijven willen graag een gedetailleerd overzicht hebben van hun verkopen. De verkooporder- en verkoopfactuurhistorie bieden u waardevolle informatie over verkopen, met details en prijzen, prijsafspraken en andere verkoopgegevens. Verkoophistorie overzichten geven u belangrijke informatie over de markt waarin u opereert.
Flexibele verkoopfactuurhistorie overzichten
Voor de overige verkoopfactuurhistorie overzichten, kunt u zelf lay-outs aanmaken. Voordat u deze overzichten kunt opvragen, dient u eerst lay-outs aan te maken in [Management, Applicatie, Lay-outonderhoud, Rapportenlay-outs] in het System mneu. Hoe dit werkt is beschreven in de helptekst Exact System C/S. In deze lay-outs kunnen ook formules worden gebruikt. Formules kunnen worden aangemaakt in [Management, Applicatie, Lay-outonderhoud, Formules] in het System menu. Hoe dit werkt is ook beschreven in de helptekst Exact System C/S. Deze formules kunnen worden gebruikt om nieuwe kolommen aan te maken voor de lay-outs. Verkoopfactuurhistorie overzichten kunnen worden gesorteerd op verschillende manieren. In Exact Sales C/S zijn enige voorbeeld lay-outs opgenomen. De volgende overzichten zijn beschikbaar:
- Op factuurnummer
- Op factuurdatum
- Op debiteur
- Op factuurdebiteur
- Op vertegenwoordiger
- Op jaar / periode
In elk overzicht zijn subtotalen opgenomen. Als u bijvoorbeeld het overzicht op jaar/periode opvraagt, zullen subtotalen worden getoond, zodat u kunt zien hoeveel facturen er in een bepaald jaar/periode zijn aangemaakt.
Voor de verkoopfactuurhistorie overzichten dient een koplay-out en een regellay-out te worden aangemaakt. Als u een overzicht opvraagt, bijvoorbeeld [Overzichten, Historie, Verkoopfactuurhistorie, Op debiteur] dan worden eerst alle kopregels getoond. Als u op de kopregel klikt dan worden de regels van de factuur getoond. Met de '<' en '>' knoppen kunt u door de facturen heen 'wandelen'.
Sales Manual C/S > Inhoud > Werken met overzichten
XMOneFiveMX
| Main Category: |
Support Product Know How |
Document Type: |
Support - On-line help |
| Category: |
On-line help files |
Security level: |
All - 0 |
| Sub category: |
General |
Document ID: |
18.466.884 |
| Assortment: |
Exact Financials
|
Date: |
20-08-2010 |
| Release: |
|
Attachment: |
|
| Disclaimer |